1. W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu klasyfikację akt powstających w toku działalności inspektoratu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
3. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
4. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
5. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
6. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej,
2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
7. W inspektoracie prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:
- ewidencja decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2,
- ewidencja rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,
- ewidencja zawiadomień o kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 wraz z wykazem obiektów wielkopowierzchniowych,
- rejestr postanowień i decyzji administracyjnych Powiatowego Inspektora nadzoru Budowlanego,
- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr katastrof budowlanych
- rejestr wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowalnego,
- rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
- rejestr postępowania egzekucyjnego,
- rejestr mandatów nakładanych,
- rejestr poczty wypływającej