W Powiatowy Inspektoracie Nadzoru Budowlanego sprawy załatwia się w formie pisemnej.
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
Sprawy załatwia się wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnie bez łączenia pism z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
Jeżeli załatwienie sprawy w określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego terminie nie jest możliwe, postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami Kpa, tzn. wyznacza się dodatkowy termin do jej załatwienia. Pracownik inspektoratu opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu sporządza się czystopis i przedkłada go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu wraz z załącznikami i kopią pisma zostaje przekazany do sekretariatu celem wysłania adresatowi.